Kalender

Der Kalender zeigt Ihre Termine, Besprechungen und Ereignisse. Sie können Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen planen, Besprechungsräume buchen, sehen, wann andere verfügbar sind, und gemeinsame Kalender nebeneinander betrachten.

Das Kalenderfenster

Links zeigt eine Datumsauswahl den aktuellen Monat. Klicken Sie auf einen Tag, um dorthin zu springen, oder auf Heute, um zurückzukehren. Tage mit Terminen sind fett dargestellt. Unter der Datumsauswahl finden Sie Ihre Kalender und die Kalender, die andere für Sie freigegeben haben; setzen Sie ein Häkchen, um einen Kalender anzuzeigen.

Die Symbolleiste wechselt zwischen den Ansichten:

Ansicht	Zeigt
Tag	einen Tag, Stunde für Stunde
Arbeitswoche	Ihre Arbeitstage (standardmäßig Montag bis Freitag)
Woche	die ganze Woche
Monat	einen ganzen Monat auf einen Blick
Liste	alle Termine des gewählten Zeitraums als Liste

Mit den Pfeilen neben dem Zeitraum über dem Kalender blättern Sie vor und zurück. Die rote Linie markiert die aktuelle Uhrzeit; Ihre Arbeitszeit hat einen helleren Hintergrund.

Termine erscheinen in der Farbe ihrer Kategorie oder in der Farbe des Kalenders. Ein kreisförmiger Pfeil kennzeichnet einen Serientermin. Fahren Sie mit der Maus über einen Termin, um die Details zu sehen:

Termine

Einen Termin anlegen

• Doppelklicken Sie auf einen Zeitabschnitt im Kalender,
• markieren Sie mit der Maus einen Zeitraum und doppelklicken Sie darauf, oder
• klicken Sie in der Symbolleiste auf Neu.

Der Termin öffnet sich in einer eigenen Registerkarte:

Feld	Zweck
Betreff	der Titel des Termins
Ort	wo er stattfindet, zum Beispiel ein Raum oder eine Adresse. Eine Webadresse in diesem Feld lässt sich mit einem Klick öffnen.
Zeit / bis	Beginn und Ende. Aktivieren Sie Ganztägiges Ereignis für Ereignisse ohne Uhrzeit wie Feiertage oder Messen.
Zeigen als	wie die Zeit für andere erscheint: frei, mit Vorbehalt, gebucht, abwesend oder an anderem Ort tätig.
Erinnerung	ob und wie lange vor Beginn Sie erinnert werden.
Erstellen in	der Kalender, in dem der Termin gespeichert wird, in dessen Farbe (wenn Sie mehrere Kalender haben).
Notizen	beliebiger Text, Bilder oder Links.
Anhänge	Dateien zum Termin.

Die Symbolleiste des Termins bietet Speichern & Schließen, Löschen, Datei anhängen, Drucken, Wiederholung, Teilnehmer einladen, Hohe/Niedrige Priorität, Kategorien und Privat. Ein privater Termin erscheint für andere nur als gebucht, auch wenn sie Ihren Kalender sehen dürfen.

Termine ändern und verschieben

• Ziehen Sie einen Termin auf eine andere Uhrzeit oder einen anderen Tag, um ihn zu verschieben. Ziehen Sie den unteren Rand, um die Dauer zu ändern.
• Halten Sie beim Ziehen Strg gedrückt, um den Termin zu kopieren.
• Doppelklicken Sie auf einen Termin, um ihn zu öffnen und zu bearbeiten.
• Ein Rechtsklick auf einen Termin bietet weitere Möglichkeiten:

Termine, die für Sie neu sind, etwa Einladungen, die Sie noch nicht angesehen haben, erscheinen fett. Mit einem Rechtsklick und Als gelesen markieren oder Als ungelesen markieren ändern Sie das.

Serientermine

Klicken Sie in der Symbolleiste eines Termins auf Wiederholung, um ihn zu wiederholen:

1. Legen Sie Beginn und Ende jedes einzelnen Termins fest.
2. Wählen Sie das Muster: Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich, mit den Details, zum Beispiel alle 2 Wochen am Mittwoch.
3. Wählen Sie, wann die Serie endet: nie, nach einer Anzahl von Terminen oder an einem Datum.

Wenn Sie einen Serientermin öffnen oder löschen, fragt grommunio Web, ob Sie nur diesen Termin oder die ganze Serie meinen.

Besprechungen

Eine Besprechung ist ein Termin mit anderen Personen. Diese erhalten eine Einladung, die sie annehmen oder ablehnen können, und Sie sehen ihre Antworten.

Personen einladen

1. Legen Sie einen Termin an und klicken Sie auf Teilnehmer einladen, oder wählen Sie Neu › Besprechungsanfrage.
2. Geben Sie die Teilnehmer unter An ein oder klicken Sie auf An:, um sie aus dem Adressbuch zu wählen.
3. Füllen Sie Betreff, Ort und Zeit aus.
4. Klicken Sie auf Senden.

Im Adressbuch fügen Sie Teilnehmer als Erforderlich, Optional oder Ressource (Räume und Ausstattung) hinzu:

Einen passenden Termin finden

Auf der Registerkarte Planen sehen Sie die Verfügbarkeit aller Teilnehmer nebeneinander:

• Farbige Balken zeigen, wann jemand gebucht, mit Vorbehalt gebucht, abwesend oder an anderem Ort tätig ist.
• Die grüne und die rote Linie markieren Beginn und Ende Ihrer Besprechung. Ziehen Sie sie oder ändern Sie die Zeit oben.
• Vorgeschlagene Zeiten rechts listet Zeiten, zu denen alle frei sind. Klicken Sie auf eine, um sie zu übernehmen.
• Nur Arbeitsstunden anzeigen blendet die Nacht aus.
• Weitere Teilnehmer fügen Sie im Feld unter der Liste hinzu. Ein Rechtsklick auf einen Teilnehmer macht ihn erforderlich, optional oder zur Ressource.

Einen Besprechungsraum buchen

Räume und Ausstattung wie Beamer stehen im Adressbuch wie Personen, mit eigenem Symbol. Fügen Sie einen Raum als Ressource zu Ihrer Besprechung hinzu:

• wählen Sie den Raum im Adressbuch aus und klicken Sie auf Ressource:, oder
• fügen Sie den Raum auf der Registerkarte Planen hinzu, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Als Ressource kennzeichnen.

grommunio Web trägt den Raum in das Feld Ort ein. Wenn Sie die Besprechung senden, wird der Raum gebucht. Ist der Raum so eingerichtet, dass er Einladungen automatisch beantwortet, nimmt er freie Zeiten an und lehnt Überschneidungen ab. Seine Antwort sehen Sie in der Verfolgung.

Für Administratoren

Räume und Ausstattung werden in grommunio Admin als gemeinsame Postfächer vom Typ Raum bzw. Ausstattung angelegt. Aktivieren Sie in den Kontoeinstellungen des Raums die automatische Verarbeitung von Besprechungsanfragen (konfliktfreie Anfragen annehmen, Überschneidungen und auf Wunsch Serienanfragen ablehnen).

grommunio Web bucht Räume direkt in deren Kalender (ENABLE_DIRECT_BOOKING, standardmäßig aktiv). Dafür benötigen die Benutzer Schreibzugriff auf den Kalender des Raums: Geben Sie dem Benutzer Standard in den Berechtigungen des Raumkalenders mindestens die Rolle Autor mit Alle Details. Andernfalls schlägt das Senden einer Besprechung mit diesem Raum mit der Meldung Could not save message (MAPI_E_NOT_FOUND) fehl.

Eine Einladung beantworten

Einladungen kommen in Ihrem Posteingang an. Der Lesebereich zeigt Datum, Uhrzeit und Ort sowie die Schaltflächen für die Antwort:

• Akzeptieren, Mit Vorbehalt oder Ablehnen: grommunio Web fragt, ob Sie die Antwort vor dem Senden bearbeiten, sofort senden oder gar keine Antwort senden möchten.
• Neue Zeit vorschlagen schlägt dem Organisator eine andere Zeit vor.

Angenommene und mit Vorbehalt angenommene Besprechungen werden in Ihren Kalender eingetragen. Sie können auch direkt im Kalender antworten; unter Einstellungen › Kalender legen Sie fest, ob die Einladung dann aus dem Posteingang gelöscht wird.

Antworten verfolgen

Die Antworten Ihrer Teilnehmer kommen als E-Mails in Ihren Posteingang, zum Beispiel Angenommen: Aurora-Preisworkshop:

Öffnen Sie die Besprechung in Ihrem Kalender und klicken Sie auf die Registerkarte Verfolgen, um alle Antworten auf einen Blick zu sehen:

Eine Besprechung ändern oder absagen

Öffnen Sie die Besprechung, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und klicken Sie auf Senden, um die Aktualisierung an alle Teilnehmer zu schicken. Um eine Besprechung abzusagen, öffnen Sie sie und klicken auf Einladung absagen, oder löschen Sie sie aus Ihrem Kalender. grommunio Web fragt, ob eine Absage an die Teilnehmer gesendet werden soll. Diese sehen die Absage in ihrem Posteingang und können die Besprechung mit einem Klick aus ihrem Kalender entfernen.

Gemeinsame Kalender

Sie können Kalender von Kolleginnen und Kollegen ansehen, die diese für Sie freigegeben haben, etwa den Ihrer Vorgesetzten oder einen Teamkalender.

1. Klicken Sie unter der Kalenderliste auf Gemeinsame Kalender öffnen +.
2. Geben Sie den Namen der Person ein und drücken Sie Enter.
3. Klicken Sie auf Öffnen.

Der gemeinsame Kalender erscheint in Ihrer Liste. Mit dem Häkchen blenden Sie ihn ein oder aus. Sind mehrere Kalender sichtbar, zeigt grommunio Web sie nebeneinander:

Mit dem Pfeil auf der Registerkarte eines Kalenders überlagern Sie ihn mit den anderen. Beide Kalender erscheinen dann in einer Spalte, jeder in seiner Farbe:

Den überlagerten Modus können Sie unter Einstellungen › Kalender zum Standard machen. Was Sie in einem gemeinsamen Kalender sehen, hängt von Ihren Berechtigungen ab: nur Frei/Gebucht-Zeiten, zusätzlich Betreff und Ort, oder alle Details. Wie Sie Ihren eigenen Kalender freigeben, beschreibt Ordner & Berechtigungen.

Tipp

Soll eine Assistenz vollen Zugriff auf Ihren Kalender haben und Einladungen für Sie beantworten, machen Sie sie zu Ihrem Stellvertreter.

Den Kalender drucken

Klicken Sie in der Symbolleiste auf Drucken, um den angezeigten Tag, die Arbeitswoche, die Woche oder den Monat zu drucken. Der Ausdruck zeigt den Zeitraum, Ihre Termine sowie wann und von wem gedruckt wurde.

Erinnerungen

Beim Anlegen eines Termins setzt grommunio Web eine Erinnerung 15 Minuten vor Beginn. Den Standard ändern Sie unter Einstellungen › Kalender. Ist eine Erinnerung fällig, öffnet sich das Fenster Erinnerungen; siehe Erinnerungen und Benachrichtigungen.