E-Mail

In diesem Kapitel zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mails mit grommunio Web nutzen können. Nach der Lektüre dieses Kapitels sollten Sie in der Lage sein, Ihre E-Mails zu lesen, zu versenden und zu organisieren.

E-Mail-Schnellzugriffsleiste

Oben links im Mail-Modul befindet sich die Shortcut-Leiste von Mail.

Die Shortcut-Leiste von Mail bietet schnellen Zugriff auf häufig verwendete Funktionen wie:

• Eine neue Nachricht erstellen
• Das Adressbuch öffnen
• Die Ansicht aktualisieren
• Eine E-Mail drucken
• Das Layout ändern (keine Vorschau, Vorschau rechts, Vorschau unten)

Diese Funktionen ermöglichen eine schnelle Nutzung der am häufigsten verwendeten E-Mail-Funktionen.

E-Mails lesen

Standardmäßig ist der Hauptinhaltsbereich der E-Mail-Oberfläche in drei Bereiche unterteilt. Im linken Bereich ist der Ordnernavigationsbereich zu sehen. Direkt neben dem Ordnernavigationsbereich befindet sich der Ordnerlistenbereich, in dem alle E-Mails des jeweils im Ordnernavigationsbereich ausgewählten Ordners aufgelistet sind. Durch die Auswahl einer E-Mail aus dem Ordner wird diese automatisch im Hauptfensterbereich geöffnet und dort angezeigt.

E-Mails versenden

Um eine neue E-Mail zu verfassen, wählen Sie die hervorgehobene Schaltfläche Neue E-Mail in der Haupt-Shortcut-Leiste aus oder klicken Sie auf das Symbol + am Ende der Registerkartenleiste. Wenn Sie auf eine dieser Schaltflächen klicken, öffnet sich eine neue E-Mail-Registerkarte mit einer leeren Oberfläche, in der Sie Ihre E-Mail verfassen können.

Symbolleiste zum Verfassen von Nachrichten

Die Symbolleiste zum Verfassen von Nachrichten wird beim Erstellen einer neuen E-Mail angezeigt und bietet schnellen Zugriff auf häufig verwendete Aktionen und nachrichtenspezifische Optionen.

Schaltfläche „Senden“

Über die Schaltfläche Senden wird die Nachricht sofort an die ausgewählten Empfänger versendet. Die gesendete E-Mail wird automatisch in den Ordner „Gesendete Objekte“ verschoben, damit Sie später darauf zurückgreifen können. Außerdem steht Ihnen eine weitere Option zur Verfügung:

• Später senden Ermöglicht es, den Versand der E-Mail auf einen späteren Zeitpunkt zu planen. In einem Bestätigungs-Popup können Sie den ausgewählten Versandzeitpunkt überprüfen oder ändern, bevor Sie den geplanten Versand abschließen.

Speichern

Speichert die aktuelle Nachricht im Ordner Entwürfe.

Löschen

Wird verfügbar, sobald die Nachricht mindestens einmal gespeichert wurde. Verschiebt den aktuellen Entwurf in den Ordner „Gelöschte Objekte“.

Dropdown-Menü „Anhang“

Bietet zwei Möglichkeiten zum Hinzufügen von Anhängen:

• Datei hochladen – Laden Sie eine Datei direkt von Ihrem Computer hoch.
• Element anhängen – Hängen Sie ein Element aus dem Postfach (E-Mail, Kontakt, Kalendereintrag, Aufgabe oder Notiz) als Anhang oder als reinen Text an.

Hinweis

Anhänge können auch über die Schaltfläche Anhänge zwischen Betreffzeile und E-Mail-Text hinzugefügt werden.

Tipp

In diesem Bereich können Anhänge per Drag & Drop abgelegt werden. Bestimmte Arten von Inhalten, z. B. Bilder, lassen sich ebenfalls per Drag & Drop direkt in den E-Mail-Text einbetten.

Namen prüfen

Löst eingegebene E-Mail-Adressen auf. Das System vervollständigt eine Adresse automatisch, wenn es innerhalb der Domain eine einzige Übereinstimmung gibt, oder zeigt Vorschläge an, wenn mehrere Übereinstimmungen vorliegen.

Adressbuch

Öffnet das Adressbuch, aus dem Empfänger ausgewählt werden können:

• die Globale Adressliste (GAL),
• persönliche oder freigegebene gromox-Kontaktordner.

Unterschriften

Ermöglicht das Einfügen einer vordefinierten Signatur. Neue Signaturen können über Signatur hinzufügen erstellt werden.

Nachrichtenoptionen

Der Bereich „Nachrichtenoptionen“ bietet zusätzliche Funktionen zur Steuerung der Nachrichtenverarbeitung, der Sichtbarkeit und der Sicherheit.

Wichtigkeit der Nachricht

Legt die Priorität der Nachricht fest (z. B. „Hoch“, „Normal“, „Niedrig“).

Vertraulichkeitsstufe der Nachricht

Mit der Einstellung Vertraulichkeitsstufe kann eine Nachricht mit einer Vertraulichkeitsstufe gekennzeichnet werden. Diese Information wird in den Kopf der Nachricht aufgenommen und kann vom E-Mail-Client des Empfängers ausgewertet werden.

Empfindlichkeitseinstellungen:

• Normal Es wird keine besondere Sensibilitätsstufe angewendet. Dies ist die Standardeinstellung.
• Persönlich Weist darauf hin, dass die Nachricht persönliche Informationen enthält. Dem Empfänger wird empfohlen, die Nachricht entsprechend zu behandeln.
• Privat Kennzeichnet die Nachricht als privat. Einige E-Mail-Clients schränken möglicherweise Aktionen wie das Weiterleiten oder Drucken ein.
• Vertraulich Weist darauf hin, dass die Nachricht vertrauliche oder sensible Informationen enthält. Diese Einstellung signalisiert ein höheres Maß an Diskretion.

Hinweis

Die Vertraulichkeitseinstellungen haben lediglich empfehlenden Charakter und ihre Umsetzung hängt vom E-Mail-Client des Empfängers ab. Sie verschlüsseln die Nachricht nicht und verhindern auch keinen Zugriff darauf.

Um den Inhalt der Nachricht vor unbefugtem Zugriff zu schützen, verwenden Sie stattdessen die Funktion Nachricht verschlüsseln.

Sendungsverfolgungsoptionen

Enthält Optionen wie: Lesebestätigung für diese Nachricht anfordern.

Flag setzen

Markiert die Nachricht mit einer Nachverfolgungsmarkierung, damit sie später beachtet wird. Markierungen helfen dabei, Nachrichten nach Priorität und Fälligkeitsdatum zu ordnen.

Optionen: Heute, Morgen, Diese Woche, Nächste Woche, Kein Datum, Benutzerdefiniert

Weitere Maßnahmen

• Erinnerung festlegen – Fügt eine Erinnerungsbenachrichtigung für die markierte Nachricht hinzu.
• Erledigt – Markiert die markierte Nachricht als erledigt.
• Keine – Entfernt alle vorhandenen Markierungen aus der Nachricht.

Priorität: Hoch / Niedrig

• Hohe Priorität – Kennzeichnet die E-Mail als wichtig, um die Aufmerksamkeit darauf zu lenken.
• Niedrige Priorität – Kennzeichnet die Nachricht als Nachricht mit niedriger Priorität.

Lesebestätigung anfordern

Sendet eine Lesebestätigungsanfrage an den Empfänger, sodass eine Benachrichtigung erfolgt, sobald die Nachricht geöffnet wird.

Feld „BCC“ anzeigen

Zeigt das Feld Blind Carbon Copy (BCC) an, sodass weitere Empfänger hinzugefügt werden können, ohne dass diese für andere sichtbar sind.

Aus Feld anzeigen

Zeigt das Feld Von an. Nützlich beim Versenden von Nachrichten im Namen eines anderen Postfachs (entsprechende Berechtigungen erforderlich).

Meldung anzeigen

Die Nachricht wird digital signiert, um ihre Echtheit zu gewährleisten und zu bestätigen, dass sie während der Übertragung nicht verändert wurde.

Nachricht verschlüsseln

Verschlüsselt die Nachricht so, dass nur der vorgesehene Empfänger sie lesen kann, und gewährleistet so den Datenschutz während der Übertragung.

S/MIME-Zertifikate

Um Nachrichten zu signieren oder zu verschlüsseln, sind S/MIME-Zertifikate (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions) erforderlich.

• Das Signieren einer Nachricht erfordert ein gültiges persönliches S/MIME-Zertifikat. Dieses Zertifikat bestätigt die Identität des Absenders und gewährleistet die Integrität des Nachrichteninhalts.
• Zum Verschlüsseln einer Nachricht muss das öffentliche Zertifikat des Empfängers verfügbar sein. Die Verschlüsselung stellt sicher, dass nur der beabsichtigte Empfänger die Nachricht lesen kann.

Popup-Meldungsfenster

Jede Nachricht kann in einem eigenen Popup-Fenster geöffnet werden. So kann der Nutzer die Nachricht unabhängig vom Haupttab des Browsers verfassen, lesen oder bearbeiten.

Die Verwendung des Popup-Fensters ist besonders nützlich, wenn man gleichzeitig mit mehreren Nachrichten arbeitet.

Nachrichtenfelder

Neben der Symbolleiste zum Verfassen von Nachrichten bietet der Nachrichteneditor verschiedene Eingabefelder zur Festlegung der Empfänger und des Nachrichteninhalts.

Empfänger

• An Gibt den/die Hauptempfänger der Nachricht an.
• Cc Gibt den/die Empfänger an, die eine Kopie der Nachricht erhalten sollen.
• Bcc Das Bcc-Feld wird standardmäßig nicht angezeigt. Es wird sichtbar, wenn die Schaltfläche „Bcc-Feld anzeigen“ angeklickt wird oder wenn ein Bcc-Empfänger über die Schaltfläche An oder Cc eingegeben wird (wodurch das Adressbuch zur Empfängerauswahl geöffnet wird). Bcc-Empfänger erhalten die Nachricht, ohne für andere Empfänger sichtbar zu sein.

Betreff

Das Feld Betreff enthält das Thema oder eine kurze Zusammenfassung der Nachricht. Es wird empfohlen, einen klaren und aussagekräftigen Betreff anzugeben, damit die Empfänger den Zweck der E-Mail besser verstehen können.

Hinweis

Bei einer Antwort oder Weiterleitung wird dem Betreff automatisch „Re“ oder „Fwd“ vorangestellt.

Nachrichtentext

Das Feld Nachrichtentext enthält den Hauptinhalt der E-Mail.

Bei Verwendung von HTML als Format zum Verfassen von Nachrichten (Standardeinstellung) bietet der Nachrichtentext eine Vielzahl von Formatierungsoptionen, darunter:

• Auswahl der Schriftart,
• Anpassung der Schriftgröße,
• Textformatierungen (fett, kursiv, unterstrichen),
• Formatierung von Absätzen und Listen,
• weitere typografische und Layout-Optionen.

Hinweis

Es wird empfohlen, individuelle Formatierungen und Gestaltungselemente auf ein Maß zu beschränken. Je nach E-Mail-Client, Sicherheitsrichtlinien oder Filtermechanismen des Empfängers werden manche Formatierungen möglicherweise nicht wie beabsichtigt angezeigt.

Optionen zur Nachrichtenanzeige

Durch einen Doppelklick auf eine E-Mail wird diese in der Vollbildansicht geöffnet, sodass der gesamte Inhalt der Nachricht sowie die zugehörigen Details zur Überprüfung angezeigt werden können.

Am oberen Rand der Nachrichtenansicht wird eine Reihe von Aktionsschaltflächen angezeigt. Diese Optionen ermöglichen eine schnelle Interaktion mit der aktuell ausgewählten Nachricht.

Antwortoptionen

• Antworten Sendet eine Antwort an den ursprünglichen Absender der Nachricht.
• Allen antworten Sendet eine Antwort an den ursprünglichen Absender und alle Empfänger, die in den Feldern An und Cc aufgeführt sind.
• Weiterleiten Leitet die ausgewählte Nachricht an einen oder mehrere neue Empfänger weiter.

Aktionen für Nachrichten

• Löschen Verschiebt die Nachricht in den Ordner Gelöschte Objekte.
• Nachrichtenoptionen Öffnet Optionen zur Nachricht, wie z. B. Wichtigkeit, Vertraulichkeit und detaillierte technische Informationen.

Im Abschnitt Eigenschaften werden technische Metadaten zur Nachricht angezeigt, wie beispielsweise Internet-Header und Objekt-ID. Diese Informationen dienen in erster Linie der Fehlerbehebung, der Überprüfung oder der erweiterten Analyse.

1. Die Ansicht „Internet-Header“ zeigt alle mit der Nachricht verbundenen E-Mail-Header an. Diese Header enthalten detaillierte Informationen zum Transport und zum Routing, darunter:

   • Metadaten zu Absender und Empfänger
   • an der Zustellung der Nachricht beteiligte Mailserver
   • Zeitstempel und protokollbezogene Daten
   • Authentifizierungs- und Sicherheitsdetails

   Internet-Header werden in der Regel von Administratoren oder Supportmitarbeitern verwendet, um Zustellungsprobleme zu diagnostizieren oder den Nachrichtenfluss zu analysieren.

2. Die Objekt-ID ist eine eindeutige interne Kennung, die der Nachricht innerhalb des Postfachsystems zugewiesen wird. Sie wird intern zur Nachverfolgung und Referenzierung von Nachrichten verwendet und kann vom Support bei der Untersuchung bestimmter Nachrichten angefordert werden.

Hinweis

Die Vertraulichkeitsstufe und die Eigenschaften einer Nachricht sind schreibgeschützt und können vom Benutzer nicht geändert werden. Lediglich die Wichtigkeit der Nachricht kann geändert werden.

• Kategorien (Tags) Mit der Option Kategorien können Sie einer Nachricht eine oder mehrere Kategorien zuweisen. Kategorien helfen dabei, Nachrichten zu organisieren, zu klassifizieren und optisch voneinander zu unterscheiden.

  Jede Kategorie wird durch eine Farbe und einen Namen gekennzeichnet.

  Über das Menü „Kategorien“ können Benutzer die verfügbaren Kategorien verwalten, darunter:

  • das Zuweisen oder Entfernen von Kategorien zu einer Nachricht,
  • das Umbenennen bestehender Kategorien,
  • das Ändern der Farben von Kategorien,
  • das Erstellen neuer benutzerdefinierter Kategorien.

  Hinweis

  Änderungen an den Kategorien werden sofort übernommen und gelten für das gesamte Postfach.

• Markierung Kennzeichnet die Nachricht mit einer Markierung zur Nachverfolgung, damit sie später bearbeitet oder weiterverfolgt werden kann.

Menü „Zusätzliche Optionen“

Durch Klicken auf das Menü Weitere Optionen werden zusätzliche Aktionen angezeigt:

• Als ungelesen markieren – Markiert die Nachricht als ungelesen und versetzt sie damit wieder in den ungelesenen Zustand.
• Kopieren / Verschieben – Kopiert oder verschiebt die Nachricht in einen anderen Ordner innerhalb des Postfachs.
• Drucken – Öffnet das Druckdialogfeld, um den Inhalt der Nachricht zu drucken.
• Als neue Nachricht bearbeiten – Öffnet den Inhalt der Nachricht in einem neuen Fenster zum Verfassen einer Nachricht, sodass er bearbeitet und als neue E-Mail versendet werden kann.
• Herunterladen – Lädt die Nachricht als Datei auf den lokalen Computer herunter.

Banner mit Informationen zur Nachricht

Gegebenenfalls können oberhalb des Nachrichteninhalts Informationsbanner angezeigt werden. Diese Banner geben Auskunft über folgende Eigenschaften:

• Vertraulichkeitsstufe der Nachricht (z. B. Privat),
• Wichtigkeit der Nachricht (z. B. Hohe Wichtigkeit).

Diese Indikatoren liefern zusätzliche Informationen, setzen jedoch selbst keine Sicherheitsbeschränkungen durch.

Erweiterte Nachrichtenoptionen

Wenn Sie direkt im Posteingang mit der rechten Maustaste auf eine Nachricht klicken, ohne sie zu öffnen, stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung, die eine schnellere Verwaltung und Organisation Ihrer Nachrichten ermöglichen. Zu diesen erweiterten Funktionen gehören:

• In den Spam-Ordner verschieben – Verschiebt unerwünschte E-Mails oder Spam-Mails schnell in den Spam-Ordner.
• Senden an – Erstellt eine neue E-Mail mit der ausgewählten Nachricht als Anhang, sodass die Nachricht problemlos als Anhang weitergeleitet werden kann.
• Als exportieren – Speichert oder exportiert die E-Mail im .eml-Format (E-Mail-Datei) oder im .zip-Format zur Archivierung oder Weitergabe.
• Regeln – Richtet automatisierte Regeln zur Verwaltung eingehender E-Mails ein. Zu den Regeloptionen gehören:
  • Nachrichten von [E-Mail] immer verschieben – Verschiebt Nachrichten eines bestimmten Absenders automatisch in einen festgelegten Ordner.
  • Nachrichten, die an [Empfänger] gesendet werden, immer verschieben – Verschiebt Nachrichten, die an eine bestimmte Gruppe von Empfängern gesendet werden, automatisch.
  • Nachrichten mit diesem [Betreff] immer verschieben – Verschiebt automatisch E-Mails, die bestimmte Schlüsselwörter im Betreff oder Text enthalten.
  • Regel erstellen – Ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Regeln auf der Grundlage bestimmter Bedingungen und Aktionen, um die Organisation Ihrer E-Mails zu verbessern.
• Termin erstellen – Wandelt die E-Mail in einen Kalendertermin oder einen Termin um.
• Aufgabe erstellen – Wandelt die E-Mail in eine Aufgabe zur Nachverfolgung oder Bearbeitung in Ihrem Aufgabenmanagementsystem um.

Zusätzlich zu den Optionen, die beim Klicken mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail zur Verfügung stehen, gibt es in grommunio Web einige weitere Funktionen, die eine schnellere Verwaltung von Nachrichten ermöglichen.

Die Wichtigkeit von E-Mails ändern

Durch einen Rechtsklick auf die Spalte „Wichtigkeit“ einer E-Mail (die Spalte, in der das rote Ausrufezeichen oder andere Symbole angezeigt werden) lässt sich die Wichtigkeitsstufe der Nachricht schnell ändern. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Niedrig – Die E-Mail als „niedrige Priorität“ kennzeichnen.
• Normal – Die Wichtigkeit der E-Mail auf „normal“ setzen.
• Hoch – Die E-Mail als „hohe Priorität“ kennzeichnen.

Mit dieser Funktion lässt sich die Dringlichkeit einer E-Mail anpassen, ohne dass die Nachricht geöffnet werden muss.

Eine E-Mail als ungelesen markieren

Um eine E-Mail schnell als ungelesen zu markieren, wählen Sie das Symbol ganz links in der E-Mail-Zeile aus.

Durch diese Aktion wird der Status der E-Mail sofort auf „ungelesen“ gesetzt, was die Organisation und Überwachung von Nachrichten erleichtert, die möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt eine Rückmeldung oder weitere Aufmerksamkeit erfordern.

Der Einsatz solcher Schnellaktionen unterstützt eine effiziente Verwaltung des Posteingangs und ermöglicht es den Benutzern, Mitteilungen effektiv zu priorisieren und den Fluss eingehender Nachrichten besser zu kontrollieren.

Flag schnell setzen

Eine Nachricht kann schnell mit einer Markierung versehen werden, indem man in der Mail-Ansicht auf die Spalte Markierung klickt. Wenn man mit dem Mauszeiger über eine Nachricht fährt, wird das Markierungssymbol angezeigt. Durch Klicken auf dieses Symbol öffnet sich das Kontextmenü, aus dem die gewünschte Markierungsoption ausgewählt werden kann.