Einleitung

grommunio Web ist die webbasierte Benutzeroberfläche der grommunio-Software-Suite. Sie vereint eine Reihe von Anwendungen, die auch für normale Nutzer einfach zu bedienen sind. Der Zugriff auf grommunio Web erfolgt über einen modernen Webbrowser. Die Oberfläche verfügt über alle wichtigen und im Alltag nützlichen Tools wie E-Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Aufgaben sowie eine Integration mit grommunio Meet und anderen Anwendungen.

Insgesamt bietet grommunio Web integrierte, fortschrittliche Tools für Teamarbeit und professionelle Zusammenarbeit, wie beispielsweise Chat- und Web-Meetings. Da sich grommunio Web leicht konfigurieren lässt, können Administratoren und Entwickler jederzeit neue Plugins erstellen und diese in die Benutzeroberfläche integrieren.

Anforderungen

Auf grommunio Web kann über einen modernen Webbrowser zugegriffen werden, darunter Varianten von Microsoft Edge, Google Chrome, Mozilla Firefox und Apple Safari. Wir empfehlen die Verwendung aktueller Versionen, um ein optimales Nutzererlebnis zu gewährleisten.

Anmelden

Zugriff auf grommunio Web

Um auf grommunio Web zuzugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie den von Ihrem Administrator bereitgestellten Link mit Ihrem Browser auf. In der Regel lautet der Link etwa https://example.com oder https://mail.example.com/web.
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anmelden“.

Willkommensassistent

Bei Ihrer ersten Anmeldung werden Sie vom „Willkommensassistenten“ begrüßt, mit dem Sie einige allgemeine Einstellungen wie Sprache, Starttag der Woche und weitere Optionen konfigurieren können. Diese Einstellungen können später jederzeit im Konfigurationsbereich „Einstellungen“ geändert werden.

Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

1. Kontoinformationen

Profilbild Ermöglicht es dem Nutzer, sein Profilbild hochzuladen oder zu ändern. Akzeptiert werden gängige Bildformate (JPEG, GIF, PNG, BMP).

Anzeigename Der Name, der anderen Benutzern angezeigt wird.

Achtung

Kann in grommunio Web nicht bearbeitet werden! Nur in der Admin-Benutzeroberfläche.

E-Mail Zeigt die primäre E-Mail-Adresse des Benutzers an. Dieses Feld kann in grommunio Web nicht bearbeitet werden.

Sprache Legt die Sprache der Benutzeroberfläche für grommunio Web fest.

Beispiel: en_US – English

Möglicherweise stehen weitere vom Server bereitgestellte Sprachen zur Verfügung.

Startordner Legt fest, welches Modul nach der Anmeldung als Erstes geladen wird.

Zu den Optionen gehören:

• E-Mail
• Kalender
• Kontakte
• Aufgaben
• Notizen

Design Legt das visuelle Design der Benutzeroberfläche fest.

Beispiel: Basic

Symbole Wählt das von der Benutzeroberfläche verwendete Symbolpaket aus.

Optionen: Breeze, Classic

2. Allgemeine Kalendereinstellungen

Erster Tag der Woche Legt den ersten Wochentag für Kalenderansichten fest.

Gängige Werte: Monday oder Sunday

Arbeitsbeginn Legt die tägliche Arbeitsbeginnzeit für die Kalenderplanung fest.

Beispiel: 09:00

Ende des Arbeitstages Bezeichnet das Ende des Arbeitstages.

Beispiel: 17:00

Kalenderauflösung Legt die Größe des Zeitrasters für die Kalenderfelder fest.

Optionen: 5 minutes, 6 minutes, 10 minutes, 15 minutes, 30 minutes, 1 hour

Standarddauer für Termine Legt die Standarddauer für neue Termine fest.

Beispiel: 30 minutes

Standardstatus für ganztägige Termine Legt den Standardverfügbarkeitsstatus fest.

Mögliche Werte:

• Frei
• Vorläufig
• Belegt
• Out of Office

Arbeitstage Legt fest, welche Tage als Teil der regulären Arbeitswoche gelten.

Beispiel: Monday–Friday (Mo–Fr)

Fertigstellung

Nachdem der Benutzer alle Einstellungen überprüft hat, gelangt er zur vollständigen grommunio Web-Benutzeroberfläche, wobei die ausgewählte Konfiguration bereits übernommen wurde.

Überblick

Sobald Sie sich bei grommunio Web angemeldet haben, wird Ihnen eine Übersicht über Ihre persönliche Benutzeroberfläche angezeigt. Standardmäßig gelangen Sie zur Postfachübersicht, die in der Regel entweder leer ist oder bereits mit Daten aus einer von Ihrem Administrator durchgeführten Migration vorbelegt ist.

Die Hauptübersicht über das grommunio Web ist wie folgt aufgebaut:

Hauptbereich der Benutzeroberfläche

Der Hauptbereich der Benutzeroberfläche enthält Verweise auf die wichtigsten Anwendungsbereiche. Standardmäßig sind dies: E-Mail, Kalender, Aufgaben und Notizen. Oben rechts finden Sie persönliche Informationen wie die Anzeige des angemeldeten Benutzers sowie die Schaltflächen „Erinnerungen“, „Einstellungen“, „Hilfe“ und „Abmelden“.

Schnellzugriffsleiste

Die Schnellzugriffsleiste fasst die wichtigsten Funktionen des Anwendungsbereichs zusammen, in dem Sie sich gerade befinden. Sie ermöglicht den schnellen Zugriff auf häufig verwendete Aktionen wie beispielsweise:

• einen neuen Eintrag erstellen
• das Adressbuch öffnen
• die Ansicht aktualisieren
• eine E-Mail ausdrucken
• das Layout ändern

Dropdown-Menü „Neuer Artikel“

Wenn Sie auf den kleinen Pfeil rechts neben der Schaltfläche Neuer Eintrag klicken, öffnet sich ein Dropdown-Menü, über das verschiedene Arten von Einträgen erstellt werden können. Die verfügbaren Optionen sind:

• E-Mail – Eine neue E-Mail-Nachricht erstellen.
• Termin – Einen neuen Kalendertermin eintragen.
• Meeting-Anfrage – Eine Einladung zu einer Besprechung erstellen und versenden.
• Kontakt – Einen neuen Kontakt zum Adressbuch hinzufügen.
• Verteilerliste – Eine neue Verteilergruppe erstellen.
• Aufgabe – Eine neue Aufgabe erstellen.
• Aufgabenanfrage – Einem anderen Benutzer eine Aufgabe zuweisen.
• Haftnotiz – Eine Notiz erstellen.

Registerkartenleiste

Unterhalb der Schnellzugriffsleiste befindet sich die Registerkartenleiste.

In der Registerkartenleiste werden alle derzeit geöffneten Elemente als Registerkarten angezeigt, beispielsweise der Posteingang, neue E-Mails, Termine, Besprechungsanfragen usw.

Auf der allerersten Registerkarte wird der Ordner angezeigt, in dem Sie sich gerade befinden. Diese Registerkarte ist immer angeheftet und kann nicht geschlossen werden.

Alle über das Dropdown-Menü „Neues Element“ neu erstellten Elemente (z. B. E-Mail, Termin, Meeting) werden hier als zusätzliche Registerkarten angezeigt. Darüber hinaus können neue Elemente auch durch Klicken auf das +-Symbol am Ende der Registerkartenleiste erstellt werden.

Temporäre Registerkarten werden automatisch entfernt, wenn:

• Ein Artikel wird versendet
• Ein Artikel wird gespeichert
• Der Nutzer schließt den Tab manuell
• Der Nutzer aktualisiert den Browser

Diese Ansicht mit Registerkarten ermöglicht ein schnelles Wechseln zwischen mehreren Elementen, ohne den Kontext aus den Augen zu verlieren.

Bereich für die Ordnernavigation

Im Ordner-Navigationsbereich erhalten Sie einen Überblick über Ihre persönlichen Ordner sowie über alle zugehörigen sekundären Postfächer, wie z. B. öffentliche Ordner, auf die Sie Zugriff haben. Je nachdem, welches Modul Sie gerade verwenden (E-Mail, Kalender, Kontakte usw.), werden im Ordner-Navigationsbereich normalerweise nur die für dieses Modul relevanten Ordner angezeigt. Im E-Mail-Modul sehen Sie beispielsweise Ihre E-Mail-Ordner, während im Kalender-Modul nur Kalender angezeigt werden.

Option „Alle anzeigen“

Im Navigationsbereich befindet sich das Kontrollkästchen Alle anzeigen. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, werden unter Alle anzeigen alle mit Ihrem Postfach verknüpften Ordner angezeigt, unabhängig vom aktiven Modul. So erhalten Sie in einer einzigen Ansicht einen vollständigen Überblick über alle Ordner.

Hinweis

Wenn Sie zu einem Ordner eines anderen Typs wechseln, wird automatisch in den entsprechenden Anwendungsbereich gewechselt. Wenn Sie beispielsweise einen Kalenderordner auswählen, wird automatisch in den Kalender-Anwendungsbereich gewechselt und der ausgewählte Kalender geöffnet.

Hauptinhaltsbereich

Im Hauptinhaltsbereich werden die wichtigsten Informationen der Anwendung angezeigt, basierend auf dem aktuell ausgewählten Modul, Ordner oder Kontext.

Wenn beispielsweise im E-Mail-Modul der Ordner „Posteingang“ ausgewählt wird, werden im Hauptinhaltsbereich alle in diesem Posteingang enthaltenen E-Mails angezeigt. Wird ein anderer Ordner, ein Suchergebnis oder ein anderer Elementtyp ausgewählt, passt sich der angezeigte Inhalt entsprechend an.

In vielen Bereichen von grommunio Web steht eine integrierte Suchfunktion zur Verfügung. Die Suchergebnisse werden direkt im Hauptinhaltsbereich angezeigt und ersetzen während der Suche die Standard-Ordneransicht.

Alle im Hauptinhaltsbereich angezeigten Einträge lassen sich nach verschiedenen Kriterien sortieren, beispielsweise nach Absender, Betreff, Datum, Kategorien, Status usw. Die Sortieroptionen können in der Regel durch Klicken auf die Spaltenüberschriften oder mithilfe der bereitgestellten Sortiersteuerelemente aufgerufen werden.

Dieses dynamische Verhalten stellt sicher, dass der Hauptinhaltsbereich stets den aktuellen Arbeitskontext widerspiegelt und einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen ermöglicht.

Datenstruktur

Ihre wichtigsten Groupware-Daten werden in einer sogenannten „Mailbox“ oder einem „Mail-Speicher“ gespeichert. Diese Daten umfassen wichtige Informationen wie Ihre E-Mails, Kalenderdaten, Kontakte und so weiter. Um diese Daten gut verwalten zu können, ist der Mailbox-Speicher hierarchisch in Ordner gegliedert. Standardmäßig enthält ein Speicher eine Reihe von Standardordnern, die wiederum verschiedene Typen aufweisen. Diese sind:

Name	Typ
Posteingang	E-Mail
Entwürfe	E-Mail
Gesendete E-Mails	E-Mail
Gelöschte E-Mails	E-Mail
Aufgaben	Aufgaben
Kalender	Kalender
Kontakte	Kontakte
Junk-E-Mail	E-Mail
Notizen	Notizen
Postausgang	E-Mail

Suchfunktion

Über den Bereich „Suchwerkzeuge“ lassen sich Suchergebnisse verfeinern und eingrenzen, wenn Sie nach Elementen wie E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben oder Notizen suchen.

Ordner

• Unterordner einbeziehen Wenn diese Option ausgewählt ist, werden bei der Suche alle Unterordner des aktuell ausgewählten Ordners berücksichtigt. Beispiel: Bei der Suche im Posteingang werden auch alle Unterordner des Posteingangs durchsucht.

Anzeigen…

Diese Optionen legen fest, welche Art von Einträgen in den Suchergebnissen angezeigt werden:

• E-Mails Bezieht E-Mail-Nachrichten in die Suchergebnisse ein.
• Termine Bezieht Kalendereinträge wie Besprechungen und Veranstaltungen mit ein.
• Kontakte Bezieht Kontakteinträge mit ein.
• Aufgaben Bezieht Aufgabeneinträge mit ein.
• Notizen Bezieht Notizen mit ein.

Es können ein oder mehrere Artikeltypen ausgewählt werden.

Filter…

Diese Optionen schränken die Ergebnisse anhand des Nachrichtenstatus oder des Inhalts ein:

• Ungelesen Zeigt nur Elemente an, die noch nicht als gelesen markiert wurden.
• Anhänge Zeigt nur Elemente an, die einen oder mehrere Anhänge enthalten.

Datum

• Beliebiges Datum Ermöglicht die Filterung der Suchergebnisse nach einem bestimmten Zeitraum, z. B.: Any date, Past week, Past 2 weeks, Past month, Past 6 month, Past year oder Custom date

Dadurch lassen sich die Ergebnisse auf einen bestimmten Zeitraum eingrenzen.

Suche…

Diese Optionen legen fest, in welchen Feldern gesucht wird:

• Absender Sucht nach Elementen anhand des Namens oder der E-Mail-Adresse des Absenders.
• Empfänger Sucht nach Elementen anhand der Namen oder E-Mail-Adressen der Empfänger.
• Betreff Sucht in der Betreffzeile der Elemente.
• Text & Anhänge Durchsucht den Textkörper der Nachricht sowie den Inhalt von Anhängen (sofern unterstützt).

Filterkategorie…

• Kategorie auswählen Ermöglicht die Filterung der Suchergebnisse nach zugewiesenen Kategorien (z. B. farbcodierte oder beschriftete Artikel).

Favoriten

• Favoriten Dies ist eine Schaltfläche, mit der ein Ordner basierend auf der Suchanfrage zu den Favoriten hinzugefügt wird. Beim Anklicken kann ein benutzerdefinierter Ordnername eingegeben werden.

Allgemeines Verhalten

grommunio Web ist eine echte Webanwendung, die ein außergewöhnlich verbessertes Webanwendungserlebnis bietet. Durch dieses Verhalten bietet grommunio Web gegenüber herkömmlichen Webanwendungen zahlreiche Verbesserungen der Benutzererfahrung, darunter:

• Unterstützung für Drag & Drop von Elementen.
• Kontextmenüs per Rechtsklick mit zusätzlichen Funktionen für Objekte.
• Mehrfachauswahl von Objekten mithilfe der Strg-Taste (oder der Cmd-Taste bei Apple).
• Tabellarische Benutzeroberfläche für multitaskingfähiges Arbeiten.